Comunicare al lavoro: non esiste un solo modo

Comunicare al lavoro non significa soltanto parlare con i colleghi, partecipare a una riunione o rispondere a una mail. Significa anche riuscire a esprimere un bisogno, dare un feedback, dire di no, chiedere un chiarimento, affrontare un disaccordo o far presente che qualcosa non sta funzionando.

Eppure, non tutti comunichiamo nello stesso modo. E spesso ce ne accorgiamo proprio nelle situazioni più semplici.

C'è chi, davanti a una richiesta in più, risponde sempre «va bene», anche quando sa di non avere tempo. Magari non dice nulla sul momento, ma poi vive quella situazione con irritazione e fatica. C'è chi, al contrario, comunica in modo molto diretto, senza preoccuparsi troppo di come le proprie parole possano essere ricevute. E c'è chi tende a evitare il confronto: rimanda una conversazione, non esprime il proprio disaccordo e spera che il problema si risolva da solo.

Sono tre modalità che possono essere ricondotte, in termini generali, a tre diversi stili comunicativi: passivo, aggressivo e assertivo.

La comunicazione passiva può portare a mettere frequentemente da parte il proprio punto di vista. Un esempio molto comune è quello di una persona a cui viene chiesto di occuparsi di un'attività urgente mentre sta già gestendo altre scadenze. Vorrebbe dire che non riesce a farlo, ma risponde comunque «sì, nessun problema». Il problema, però, non scompare: semplicemente non viene comunicato.

La comunicazione aggressiva, invece, tende a esprimere il proprio punto di vista senza considerare sufficientemente quello dell'altra persona. Può comparire attraverso il tono, le parole utilizzate o il modo di rivolgersi agli altri. Anche una frase apparentemente semplice come «te l'ho già spiegato mille volte» può trasformare una richiesta di chiarimento in un momento di tensione.

La comunicazione assertiva si colloca in una posizione diversa. Essere assertivi non significa essere sempre gentili, evitare i conflitti o riuscire a dire tutto nel modo perfetto. Significa poter esprimere il proprio punto di vista, i propri bisogni e i propri limiti rispettando allo stesso tempo la persona che abbiamo di fronte.

Per esempio, dire «in questo momento ho già due attività con una scadenza ravvicinata; possiamo stabilire insieme quale viene prima?» è molto diverso dal rispondere semplicemente «non posso» oppure accettare in silenzio e cercare poi di gestire tutto.

La comunicazione assertiva può essere utile anche quando c'è un disaccordo. «Io la vedo diversamente e vorrei spiegarti perché» apre uno spazio di confronto diverso da «non hai capito niente» oppure dal silenzio di chi preferisce non intervenire.

Naturalmente, nella realtà le cose sono meno nette. Una stessa persona può comunicare in modo diverso a seconda della situazione, delle persone coinvolte e del contesto organizzativo. Possiamo essere molto assertivi con un collega e avere invece più difficoltà a esprimere un dissenso nei confronti di un responsabile. Possiamo riuscire a mettere un limite in una situazione e non riuscirci in un'altra.

Per questo parlare di comunicazione sul lavoro non significa semplicemente insegnare alle persone a «comunicare meglio». Le modalità comunicative sono influenzate anche dalle relazioni, dai ruoli, dalla cultura dell'organizzazione e dal modo in cui vengono gestiti gli errori, i conflitti e i feedback.

Un ambiente in cui fare una domanda viene percepito come una debolezza, ad esempio, può rendere più difficile chiedere chiarimenti. Allo stesso modo, se esprimere un'opinione diversa viene sistematicamente interpretato come una critica personale, le persone potrebbero iniziare a evitare il confronto. E quando i problemi di comunicazione si ripetono, possono avere conseguenze anche sulle relazioni tra colleghi, sulla collaborazione e sul benessere lavorativo.

A volte, quindi, dietro una difficoltà che sembra essere semplicemente «un problema di comunicazione» c'è qualcosa di più ampio: ruoli poco chiari, aspettative diverse, mancanza di confronto, modalità di leadership, conflitti non affrontati o informazioni che non circolano in modo efficace.

È anche per questo che lavorare sulla comunicazione aziendale non significa soltanto insegnare alcune tecniche. Può essere utile comprendere prima che cosa sta succedendo concretamente all'interno dell'organizzazione e quali sono le situazioni in cui la comunicazione diventa più difficile.

Se nella tua organizzazione riconosci alcune di queste situazioni e pensi che ci siano problemi di comunicazione, difficoltà nelle relazioni tra colleghi o bisogno di lavorare sulla comunicazione aziendale, H.O.W. può progettare un intervento dedicato alla tua realtà, partendo dalle esigenze specifiche dell'organizzazione.

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